La Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une formalité obligatoire pour toute entreprise souhaitant embaucher un nouveau salarié, quel que soit son statut. Grâce à la digitalisation des démarches administratives, il est désormais possible de réaliser cette déclaration en ligne, facilitant ainsi la vie des employeurs. Cet article vous présente les étapes clés pour effectuer avec succès votre DPAE en ligne.
Comprendre la DPAE et ses enjeux
La Déclaration préalable à l’embauche a été instaurée par la loi n°2008-67 du 21 janvier 2008 et a pour objectif de simplifier et d’unifier les formalités liées à l’embauche d’un salarié. Elle doit être effectuée avant l’arrivée du nouveau collaborateur et permet notamment de vérifier que celui-ci est bien inscrit au régime général de la Sécurité sociale, qu’il bénéficie d’une visite médicale d’embauche et qu’il est autorisé à travailler en France.
La DPAE permet également aux organismes sociaux, tels que l’Urssaf ou la caisse de retraite complémentaire, d’être informés de la nouvelle embauche afin de calculer les cotisations sociales correspondantes. À noter que cette déclaration est obligatoire pour tout employeur, qu’il s’agisse d’une entreprise individuelle, d’une société ou d’une association.
Réaliser sa DPAE en ligne : les étapes à suivre
Pour effectuer votre DPAE en ligne, vous devez vous rendre sur le site de l’Urssaf, dans la section dédiée aux déclarations préalables à l’embauche. Vous y trouverez un formulaire électronique à compléter avec les informations relatives à l’employeur (raison sociale, adresse, numéro SIRET, etc.) et au salarié concerné (nom, prénom, date de naissance, numéro de Sécurité sociale, etc.). Veillez à bien vérifier l’exactitude des informations saisies avant de valider la déclaration.
Une fois la DPAE validée, vous recevrez un accusé de réception par courrier électronique. Celui-ci mentionne le numéro d’enregistrement de la déclaration et atteste que vous avez bien rempli cette formalité obligatoire. Conservez précieusement cet accusé de réception, car il pourra vous être demandé en cas de contrôle.
Il est important de noter que la DPAE doit être réalisée au plus tôt 8 jours avant la date d’embauche du salarié et au plus tard avant le début du contrat de travail. En cas de non-respect de ce délai, l’employeur s’expose à des sanctions financières pouvant aller jusqu’à 7 500 euros par salarié concerné.
Les avantages et limites de la DPAE en ligne
Le principal avantage de la DPAE en ligne réside dans sa simplicité et sa rapidité d’exécution. En effet, en quelques clics, vous pouvez remplir et valider votre déclaration sans avoir à vous déplacer ou à envoyer des documents par courrier. De plus, vous recevez immédiatement un accusé de réception attestant de la bonne prise en compte de votre déclaration.
Cependant, comme toute démarche en ligne, la DPAE présente également certaines limites. Ainsi, il est impératif de disposer d’une connexion Internet stable et sécurisée pour effectuer la déclaration. Par ailleurs, certains employeurs peuvent éprouver des difficultés à se familiariser avec l’interface numérique ou à saisir correctement les informations requises. Dans ce cas, il est conseillé de se faire accompagner par un expert-comptable ou un professionnel du droit du travail.
Les alternatives à la DPAE en ligne
Pour les employeurs qui ne souhaitent pas effectuer leur DPAE en ligne, il existe d’autres solutions. Il est ainsi possible de réaliser cette déclaration par courrier postal, en adressant le formulaire Cerfa n°14738*01 dûment complété aux organismes concernés (Urssaf, caisse de retraite complémentaire, etc.). Toutefois, cette méthode présente l’inconvénient d’être plus longue et moins pratique que la déclaration électronique.
Enfin, notez que certaines entreprises disposent d’un logiciel spécifique leur permettant d’effectuer leurs déclarations préalables à l’embauche directement depuis leur système informatique. Ces logiciels sont généralement intégrés aux progiciels de gestion du personnel et permettent d’automatiser une partie des démarches liées à l’embauche.
La Déclaration préalable à l’embauche en ligne constitue donc une solution simple, rapide et efficace pour les employeurs souhaitant se conformer à leurs obligations légales en matière d’embauche. En optant pour cette méthode, vous gagnerez du temps et de l’énergie tout en vous assurant de respecter la réglementation en vigueur.
